Zasady zarządzania zmianą

Rozwój nowoczesnych technologii oraz nowe trendy na rynku wymuszają na nas ciągłe dostosowywanie się do nieustannie ewoluującego otoczenia. Zmiana jest zjawiskiem pozytywnym, lecz powszechnie wiadomo, iż człowiek posiada ograniczone zdolności adaptacyjne. We współczesnym świecie bardzo istotnym elementem stało się więc umiejętne i profesjonalne zarządzanie nią.

Zmiany posiadają charakter ciągły, jako proces występują w każdym przedsiębiorstwie. Myśląc o firmie jako o „organizacji sukcesu” managerowie w proces zarządzania muszą wplatać elementy zarządzania zmianą – myśl o transformacji jest stałym elementem planowania działań w firmie. Projektując ulepszenia trzeba zawsze określić jednoznacznie cele, wyraźne etapy i ramy czasowe oraz zapewnić systematyczny monitoring przyjętych założeń.

Zasady przydatne podczas przygotowywania i wdrażania zmian

• Upowszechnij opinie o niezbędności zmian w przedsiębiorstwie, podaj powody ich wprowadzenia i przekonująco wykaż pracownikom, że bez zaproponowanych usprawnień przedsiębiorstwo nie ma możliwości sprostania wymaganiom, jakie stawia rynek i otoczenie.
• Stwórz i rozpropaguj wizję przyszłego rozwoju przedsiębiorstwa, określ kierunki strategiczne i przyszłe cele oraz zadania, które przedsiębiorstwo musi wykonać, a także zaproponuj przyszły kształt jego organizacji umożliwiający lepsze dostosowanie zmian do obranej strategii i potrzeb rynku.
• Pokaż realne korzyści dla przedsiębiorstwa i pracowników, wynikające z projektowanej zmiany. Podaj przykłady innych przedsiębiorstw, zwłaszcza liderów (benchmarking), które już wprowadziły u siebie takie lub podobne modyfikacje, pokaż pracownikom przewagi „nowego” nad „starym” i przekonaj ich, że ewentualne trudności będą miały charakter przejściowy, wynikający z „docierania się” zmodyfikowanego (nowego) systemu i że skuteczność zmian zależy głównie od ich zaangażowania i poparcia.
• Dokładnie przygotuj założenia i etapy realizacji zmiany oraz zadań uznanych za najważniejsze, włącz pracowników w proces tworzenia jej projektu, aby mogli oni we właściwym czasie zgłosić swoje zastrzeżenia, obawy i propozycje.
• Korzystaj z pomocy zewnętrznych zespołów konsultacyjnych, które opracowują dla przedsiębiorstwa strategię wprowadzania zmian.
• Włącz do propagowania zmiany pracowników cieszących się autorytetem i zaufaniem, gdyż ludzie łatwiej akceptują i chętniej je popierają, a nawet pracują na rzecz ich wprowadzenia, jeśli są one propagowane przez osoby darzone zaufaniem i cieszące się powszechnym szacunkiem.
• Stwórz system motywacyjny, zachęcający do wprowadzania zmian i premiujący osiągane w tym zakresie sukcesy, da to satysfakcję osobistą i wzmocni zaangażowanie pracowników w proces wdrażania i utrwalania.

Z reguły wdrażanie modyfikacji wywołuje wśród pracowników napięcie emocjonalne, spowodowane obawą przed utratą cenionych wartości oraz lęk i strach przed nieznanym. Prawidłowa osoba na stanowisku managerskim potrafi skutecznie zarządzać zmianą, tak by nie tylko przyniosła korzyści, ale także, by zostały szybko zauważone przez pracowników.