Onboarding - jako remedium na potrzebę zdalnego wdrożenia nowego pracownika

Onboarding to pojęcie dotyczące wdrażania nowego pracownika do pracy w jego nowym miejscu pracy. Efektywne przeprowadzanie onboardingu w znacznej mierze ułatwia pracę managerom, współpracownikom i samemu nowoprzyjętemu. W dzisiejszym wpisie chciałbym przybliżyć sposoby i narzędzia optymalizujące ten proces. Do dzieła!

Pomocne jest przygotowanie narzędzi zdalnych, dzięki którym nie musisz wysyłać każdej osobie zestawu materiałów ze szkolenia: dokumentacji kadrowych, czy różnych instruktaży z przeprowadzania danych procedur. Onboarding przeprowadzany przy pomocy narzędzia zdalnego, pomoże Ci lepiej monitorować wdrażanie do pracy oraz moment jego zakończeniach, choćby poprzez sprawdzenie wyników testu lub opinii przełożonych i kolegów. Ten sposób działań pozwala pracownikom na komfort pracy, a także (co z punktu widzenia pracodawcy ma ogromne znaczenie) znacznie przyspiesza sam proces wdrożenia do pracy. Szczególnie ważne jest to w tym trudnym czasie pandemii.

Garść statystyk

Teraz kilka twardych danych liczb, pokazujących dlaczego dobrze przeprowadzony onboarding jest tak istotny w organizacji i to bez względu na jej wielkość, branże i obszar działania.

• Według raportu International Business Report firmy Grand Thornton 60% dużych i średnich firm w Polsce ma problemy ze znalezieniem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników.
• Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22% rotacja pracowników. 50% osób odchodzi w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy.
• Nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w onboardingu.

Korzyści onboardingu

• Wzrost zaangażowania i motywacji nowych pracowników.
• Wyraźniejszą identyfikacja pracownika z firmą i lepsze budowanie relacji w zespole/firmie.
• Szybsze osiągnięcie pełnej wydajności przez pracownika.
• Lepsza atmosfera w miejscu pracy.
• Lepsza opinia o firmie, w tym tak ważna w Social Mediach, np. na Facebooku, forach internetowych, portalach typu gowork.pl.
• Mniejsza liczba pracowników odchodzących w ciągu pierwszych 6 miesięcy pracy.

Onboarding w 7 krokach

• Stanowisko pracy

Nowy pracownik winien mieć zorganizowane już wcześniej miejsce pracy. Jeśli mowa np. o osobie wykonującej pracę przed komputerem, należy zadbać o: biurko, krzesło, komputer, a także niezbędne dostępy do skrzynek firmowych czy programów komunikacji w przedsiębiorstwie. Zadbaj także o to, by pracownik posiadał własną szafkę oraz firmowe gadżety, takie jak kubek czy długopis. Miłym i bardzo profesjonalnym akcentem jest pozostawienie na biurku nowego zatrudnionego kratki z życzeniami owocnej współpracy.

• Przed pierwszym dniem zadzwoń do pracownika

Okres, który mija od momentu poinformowania kandydata o pozytywnym wyniku rekrutacji do fizycznego rozpoczęcia przez niego swoich nowych obowiązków to nawet kilka miesięcy. Jeśli nowy członek naszego zespołu ma długi okres wypowiedzenia w swojej poprzedniej pracy (często się zdarza, że nie ma możliwości jego skrócenia). Warto wówczas zadzwonić z zapewnieniem, że nowe miejsce pracy jest już gotowe oraz, że zespół z radością czeka na swojego nowego członka. Poinformuj także o kwestiach formalnych, gdzie dana osoba ma się udać w celu załatwienia owych formalności oraz jak będzie przebiegał ten pierwszy dzień. Taki gest stawia firmę w doskonałym świetle, a także bardzo redukuje stres przed „pierwszym dniem” u nowego pracownika.

• Wyznacz „buddy’ego”

Z angielskiego „kumpel” - to osoba, którą może zostać każdy nasz pracownik. Poinformuj go, żeby po prostu pomógł zaaklimatyzować się nowemu pracownikowi w firmie. Buddy będzie osobą, która zapozna go z innymi, zaprosi na wspólną kawę przy okazji pokazując, gdzie jest stołówka :). W warunkach pracy zdalnej Buddy pomoże w odnalezieniu się w narzędziach informatycznych i lepszym korzystaniu z nich a także wprowadzi pracownika na zdalne spotkania zespołu i ułatwi mu przełamanie pierwszych lodów.

• Onboarding w firmie – jego ludzka twarz

Po pierwsze, zrób to mailowo – wyślij zbiorczą informację do całej firmy. Po drugie, przejdźcie się wspólnie po firmie, by każdy mógł osobiście uścisnąć dłoń z nowym pracownikiem. Wykorzystaj ten moment na opowiedzenie o tym, czym zajmuje się dana osoba czy dział, w czym mogą pomóc przedstawiane osoby.

• Wyznacz zadania

Często zdarza się, że nowo zatrudniony pracownik nie wie i nie za bardzo ma co robić. Koniecznie zadbaj o to by zaplanować mu zadania w tych pierwszych dniach. Proste zadania czy bierne uczestnictwo w spotkaniach firmowych to doskonały czas, by dowiedzieć się czegoś więcej o danej osobie, a także poznać jego mocne i te słabsze strony.

• Zachęcaj do otwartej komunikacji

Upewnij się, że u was w firmie panuje credo „Nie ma głupich pytań” oraz, że zarówno Ty jak i cały zespół służycie wszelką pomocą.

• Ewaluacja

Jest to niezwykle istotny element całego procesu wdrożenia nowego pracownika. Podsumowanie całego działania. Jak najskuteczniej przeprowadzić ewaluację? Wykorzystaj do tego celu platformy onboardingowe, za pomocą których przeprowadzisz różne rodzaje testów czy ankiet.

Najważniejsze - zrób dobre pierwsze wrażenie na nowym pracowniku oraz zapewnij narzędzia do efektywnego wdrożenia do pracy, a ten z pewnością odwdzięczy Ci się pełnym zaangażowaniem i fantastycznymi wynikami w pracy!