Kluczowe zasady związane z zaprojektowaniem i wdrożeniem skutecznego Systemu Ocen Pracowniczych cz. 1/3

W dzisiejszym wpisie do naszego bloga zajmiemy się tematem skutecznych ocen pracowniczych. Jest to zagadnienie wymagające wnikliwego spojrzenia, aby dobrze je zgłębić. W związku z tym podzielimy sobie artykuł na dwie części, tak żeby zachować przejrzystą i przyjemną formę w odbiorze. Do dzieła!

Ocena tu, ocena tam...

Ocenianie, rozumiane jako sposób wartościowania cech osobowych, postaw, zachowań oraz działań podejmowanych przez jednostkę, jest immanentną cechą każdego człowieka, uaktywniającą się na każdym etapie jego funkcjonowania, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.

W aspekcie funkcjonowania w środowisku pracy, dokonywanie oceny skuteczności wykonywanych zadań przez innych pracowników ma miejsce, niezależnie od tego, czy tego chcemy czy też nie, bowiem każdy z pracowników (każdy z nas) posiada określone przemyślenia i opinie o swoich kolegach (współpracownikach), przełożonych, osiągnięciach i porażkach. Owe przemyślenia i opinie stanowią tematy rozmów w pracy, są podstawą do podejmowania dyskusji, zarówno w kręgach formalnych, jak i nieformalnych, przy czym ich obiektywizm jest uzależniany od wielu czynników, wśród których znajdują się również osobiste upodobania i „personalne inklinacje” wpływające na rzetelną i wiarygodną ocenę. Subiektywizm ocen dokonywanych przez pryzmat personalny może spowodować, iż przybiorą one formę prywatnych osądów o niesprawiedliwym i nierzadko krzywdzącym charakterze, a ich występowanie może w znacznym stopniu osłabić potencjał zespołu pracowniczego w skutecznej realizacji zadań. Chcąc uniknąć takiej sytuacji coraz więcej firm podejmuje działania związane z wprowadzeniem systemowych rozwiązań w zakresie wartościowania swoich pracowników, decydując się (w zależności od stopnia rozwoju i wielkości organizacji) na wdrażanie sformalizowanych mechanizmów oceny (SOP – System Ocen Pracowniczych) lub też stosując zwykły feedback, jako sposób oceny i przekazywania informacji zwrotnej o czynnikach pracy, pozwalających na zagregowanie wiedzy o oczekiwaniach, opiniach, silnych stronach pracowników i obszarach wymagających doskonalenia w kontekście rozwoju ich kompetencji warunkujących efektywną realizację wykonywanych zadań.

Oceny przyjazne ludziom

Niezależnie od stopnia sformalizowania, wdrażając jakikolwiek system oceny należy pamiętać o celowości jego stosowania i wymiernych korzyściach, jakie ma przynieść dla organizacji, tym bardziej, że na przeprowadzonej ewaluacji powinna oparta zostać cała polityka personalna firmy. Tymczasem, jak wskazują w swej publikacji Scheiner, Shaw i Beatty „w większości firm sposoby ewaluacji pracowniczych, wraz z ich formularzami i procedurami są typowymi aktami biurokracji i niczym więcej, są ciężarem dla kierownika i źródłem demotywacji dla pracowników, wszelkie wysiłki w celu usprawnienia tych sposobów dotyczą zmiany formy i treści formularzy, a wiec działają usprawniająco jedynie na symptomy, podczas gdy prawdziwe przyczyny kłopotów pozostają niezmienione”. Pomimo iż powyższa teza została postawiona na początku lat dziewięćdziesiątych dwudziestego wieku, jej przesłanie powinno być wciąż aktualne dla wszystkich tych osób, które są odpowiedzialne za wdrożenie systemowych rozwiązań w obszarze ocen pracowniczych, bowiem efektywny system, to system transparentny, czytelny i prosty do zastosowania zarówno dla osób oceniających, jak i ocenianych, stwarzający możliwość powiązania strategicznych celów firmy z indywidualnymi celami pracowników. O skuteczności systemu świadczyć powinno również skorelowanie wyników oceny z głównymi elementami procesu kadrowego (strategii personalnej), w kontekście m. in.: identyfikacji potencjału społecznego organizacji pod kątem planowania potrzeb kadrowych, rekrutacji i selekcji, wynagradzania i rozwoju pracowników. Sprawnie funkcjonujący System Ocen Pracowniczych:

• dostarcza również informacji zwrotnej o wynikach pracy,
• uczy i dyscyplinuje pracownika (i oceniającego),
• pozwala porównać możliwości człowieka z wymaganiami i warunkami pracy,
• buduje kanały komunikacyjne, procedury porozumiewania się z podwładnymi i przełożonymi,
• wydobywa ukryte możliwości człowieka (pozwalając określić jego potencjał rozwojowy),
• jest podstawą planowania ścieżek kariery, identyfikuje najlepszych i osoby przeznaczone do zwolnienia.

Ktoś od nas czy obcy?

Opracowanie koncepcji, a następnie wdrożenie skutecznego Systemu Ocen Pracowniczych, niezależnie od tego, czy działanie to zostanie zlecone jednostce zewnętrznej, czy prowadzone będzie wewnętrznie przez wyznaczonych pracowników, jest przedsięwzięciem skomplikowanym. Stąd też projektując system warto pamiętać o poniższych zasadach, stanowiących filozofię skutecznego systemu ocen.

Zasada 1 – Projektując system dokonaj przeglądu opcji i wyboru adekwatnego modelu oceny

Rozpoczęcie prac związanych z opracowaniem Systemu Ocen Pracowniczych oznacza podjęcie podstawowej decyzji strategicznej dotyczącej precyzyjnego określenia, czy ocena będzie odbywać się przy wykorzystaniu modelu sumacyjnego lub też modelu uśredniania, czy zostanie zastosowana opcja koniunkcyjna czy też alternatywna. Model sumacyjny oznacza, iż ewaluacja jest sumą ocen wszystkich napływających informacji o pracowniku, zaś w modelu uśredniania, jest to średnia sumy informacji cząstkowych. Z kolei ocena pracownika przy stosowaniu opcji koniunkcyjnej jest wtedy pozytywna, gdy wszystkie cechy podlegające ocenie równe są co najmniej przyjętej wartości progowej. Natomiast przy opcji alternatywnej ocena jest pozytywna wtedy, gdy co najmniej jedna z ważnych cech osiąga wartość progową. Wybór opcji stanowi bowiem drogowskaz wyznaczający dalszy kierunek prac nad systemem.

Zasada 2 – Określ precyzyjnie cele oceny, pamiętając by opierały się na kryteriach zgodnych z ogólną strategią firmy

Określenie celu prowadzonej oceny to niezmiernie ważny wybór strategiczny. Cel ten może mieć charakter czysto ewaluacyjny, sprowadzający się jedynie do oceny poziomu i jakości pracy na danym stanowisku, wywiązywania się z obowiązków, a rezultatem przeprowadzonej oceny będzie weryfikacja przydatności do pracy na określonym stanowisku (ocena powiązana z wynagrodzeniami). Cel prowadzonej oceny może mieć charakter rozwojowy, weryfikujący możliwości i potencjał pracownika na danym stanowisku, stymulujący przyrost jego kompetencji np. poprzez system szkoleń, czy wyznaczenie ścieżki kariery. Cel oceny może spełniać również funkcję informacyjną, gdyż dostarczać będzie informacji o sposobie postrzegania ocenianego przez przełożonych i współpracowników, a także informacji dotyczącej sposobu postrzegania organizacji przez ocenianego oraz perspektyw w miejscu pracy. Cel oceny może spełniać funkcję motywacyjną (poprzez sprawdzenie jak ocena wpływa na pracę ocenianego), jak również funkcję decyzyjną, stanowiącą podstawę do podejmowania zmian kadrowych.

Precyzyjne wyznaczenie celów oceny na szczeblu strategicznym stanowi istotną przesłankę skutecznego zaprogramowania i wdrożenia procesu, gdyż (na szczeblu taktycznym) pozwala na ustalenie stopnia sformalizowania oceny, wyboru adekwatnej metody oceniania, stworzenia procedur i narzędzi oceny, dzięki czemu (na szczeblu operacyjnym) możliwe będzie skuteczne monitorowanie cech, zachowań i rezultatów pracy będących przedmiotem oceny. W skutecznie działającym Systemie Ocen Pracowniczych cele muszą opierać na kryteriach zgodnych z ogólną strategią firmy. Ocenianie pracowników musi odbywać się według z góry założonych kryteriów, które stanowią odzwierciedlenie specyfiki pracy na danym stanowisku. Jeśli jednak kryteria oceny nie są ponadto spójne ze strategią firmy, system ocen nie spełnia swojej podstawowej funkcji, czyli nie prowadzi do rozwoju potencjału ludzkiego w pożądanym kierunku, a tym samym nie prowadzi do rozwoju firmy.

W kolejnej części opiszemy resztę zasad prawidłowego przeprowadzania ocen pracowników. Wpis znajdziecie tutaj.