Jak ważne jest umiejętne zarządzanie personelem?

Aby skutecznie prowadzić proces zarządzania personelem, należy zacząć od zbudowania zespołu efektywnych pracowników, czyli właściwych ludzi na właściwym miejscu. Niezbędne jest także wnikliwe zwrócenie uwagi na sposób bycia danej osoby, ponieważ od atmosfery panującej w zespole zależy efektywność pracy, a także poziom zadowolenia naszych klientów. Do zestawu cech każdego pracownika należy wpisać wiarygodność, koncentrację, wzbudzanie zaufania czy uwagę na sprawy klientów. W sytuacji, gdy atmosfera jest napięta, wartości te schodzą na dalszy plan, a co za tym idzie jakość pracy drastycznie spada. Rolą osoby zarządzającej personelem jest niewątpliwie dbanie o wzajemne relacje na wszystkich „szczeblach”, a także umiejętne rozwiązywanie potencjalnych konfliktów czy niesnasek. Kluczowe jest też odpowiednie zachowanie proporcji. Chodzi tutaj o to, aby nastrój pomiędzy pracownikami za bardzo się nie rozluźnił, aby nie tracili oni z oczu efektu przestrzegania wspólnie opracowanych norm i zasad.

Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja…

Kluczowym elementem w efektywnym zarządzaniu kadrami pracowniczymi jest niewątpliwie komunikacja. To proces wzajemnej wymiany emocji, informacji i porozumienia. Oczywistym jest, że jest to proces DWUSTRONNY (co nader często jest zapominane), więc w swojej istocie uzależniony jest od zaangażowania obydwu stron. Częstą niestety praktyką jest to, że managerowie przekazują informację zapominając (czasami wręcz celowo) o feedbacku pracowników. Aby proces komunikacji zachodził bez zakłóceń kierownicy, managerowie oraz pracownicy muszą słuchać, a przede wszystkim jasno się wyrażać w kwestiach dotyczących organizacji pracy w firmie. Bez skutecznej komunikacji żaden system zarządzania nie ma racji bytu. W typowym obrazie komunikacji jednostronnej informacja jest przekazywana, komunikowana i podsumowywana krótkim pytaniem: „Czy wszystko jasne?”. W odpowiedzi najczęściej pada odpowiedz twierdząca, a pracownik zostaje z natłokiem informacji i masą pytań, których nie miał nawet możliwości zadać. Nie pozwalając pracownikowi wyrazić swojej opinii osoba delegująca zadanie nie ma informacji o tym, czy komunikat został dobrze odebrany. Przyczyną jednostronnego komunikatu jest m.in. założenie, że odbiorca wie tyle samo co kierownik lub, że jeżeli odbiorca nie zrozumie którejś z kwestii - zapyta. Znacznie skuteczniejszym sposobem przekazywania informacji jest komunikacja dwustronna. Manager przekazuje informacje, ale jednocześnie obserwuje reakcje pracownika. Zachowanie pracownika w trakcie rozmowy może być sygnałem, że coś nie jest dla niego jasne. W trakcie komunikacji ważny jest dialog. Obydwie strony współpracując ze sobą starają się wspólnie rozwiązać problem.

Strategia

Celem zarządzania jest najogólniej przyczynianie się do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Zarządzanie kapitałem ludzkim coraz częściej zyskuje wymiar i znaczenie strategiczne. Jednoczesne uwzględnianie tych elementów w kontekście zarządzania kadrami pozwala mówić o strategicznym zarządzaniu kapitałem ludzkim. Definiuje się go jako „spójną konfigurację działań obejmujących wytyczanie długofalowych celów, zasad, planów i programów działania ukierunkowanych na tworzenie oraz wykorzystanie kapitału ludzkiego organizacji, gwarantującego osiąganie i utrzymanie przez nią przewagi konkurencyjnej”. Myślenie strategiczne to bez wątpienia najbardziej istotna składowa zarządzania personelem.

Wiedza

Wszystkie rynki nieustannie podlegają zmianom - także nasz szkoleniowy, stąd duże znaczenie w rozwoju firmy nabiera pojęcie „organizacji uczącej się”. W takim przedsiębiorstwie pracownicy zdobywają wiedzę w celu polepszenia efektywności pracy i dostosowania się do przekształcającego się rynku. Indywidualny rozwój pracowników bezpośrednio przekłada się na wydajność całej firmy. Zdolność szybkiego uczenia się jest atutem, na który pracodawca powinien zwracać kluczową uwagę w trakcie rekrutacji nie zapominając, że to pracownicy mają najczęściej jako pierwsi bezpośredni kontakt z klientem.

Outsourcing

Nową formą zatrudnienia może być leasing kadrowy. Polega on na wypożyczeniu pracowników z innych organizacji i przedsiębiorstw. W Polsce termin ten dopiero raczkuje, jednak w wielu krajach na świecie funkcjonuje już od dawna. Osoba z zewnątrz, która pojawia się w przedsiębiorstwie widzi pewne kwestie inaczej, z większym dystansem i „na chłodno”. Dzięki temu może pomóc w nowym spojrzeniu na zmieniające się wokół otoczenie, czy też nakierować w skutecznym rozwiązaniu konfliktu. Zaletą takich rozwiązań jest przede wszystkim zwiększenie produktywności zespołu oraz poprawa jakości wykonywanych usług. Dodatkową korzyścią dla właściciela jest rodzaj umowy sporządzany właśnie z taką firmą. Kodeks pracy przewiduje w takiej sytuacji m.in. zatrudnienie na umowę zlecenie, umowę o dzieło lub świadczenie usług prowadząc własną działalność gospodarczą, czyli przedsiębiorca nie ponosi wszystkich kosztów związanych z zatrudnieniem na umowę o pracę.

Motywacja, cele i potrzeby

Jednym z elementów, który pozwala osiągnąć wysoką pozycję na rynku i wpływa na efektywność pracy jest motywowanie pracowników. Staje się ono nieodłącznym elementem zarządzania personelem, który pozwala wywoływać w pracownikach potrzebę ciągłego doskonalenia swoich umiejętności oraz kompetencji miękkich i twardych. Motywowanie pracowników składa się z wielu czynników, nie tylko finansowych (mówimy wtedy o potrzebie rozwoju pionowego, czyli potocznego „rozwoju kariery”), ale także z potrzeby osiągnięć i zadowolenia z wykonywanej pracy (potrzeba rozwoju poziomego). Obecnie obserwuje się zdecydowane nakierunkowanie wśród młodych pracowników na ten rodzaj potrzeb. Nowi pracownicy chcą przede wszystkim funkcjonować w dobrze „zgranym” zespole wykonując pracę, która przynosi widoczne rezultaty w związku z tym pojęcie zarządzania personelem jest w dzisiejszym świecie tak bardzo istotne.