Delegowanie – wykonać zadanie samemu, czy jednak zlecić podwładnemu?

Ile razy zdarzyło się tak, że nagromadziło się sporo obowiązków, a doba się nie wydłużyła? Tu trzeba przejrzeć papierki, tam wypełnić tabelki, a jeszcze przyszedł szef i dołożył nam kolejne zadanie. Natłok pracy jest tak ogromny, że z pewnością nie zdążymy ze wszystkim na czas. Więc czemu by nie zlecić wykonania części zadań swoim podwładnym?

Dlaczego nie delegujemy?

Wielu managerów często nie deleguje swoich zadań z różnych powodów. Jedni uważają, że stracą za dużo czasu na tłumaczenie co podwładny ma zrobić. Inni, że praca może zostać źle wykonana i będą musieli nanieść poprawki. Jeszcze inni obawiają się, że stracą kontrolę nad wykonaniem zadania... a w ogóle, przecież oni "zrobią to lepiej".

Ale czy to słuszne myślenie? Oczywiście, że nie. Oto kilka wskazówek, które być może pokażą Ci, że nie powinno się unikać delegowania:

• Czas – oszacuj, czy czas jaki zajmie Ci wykonanie zadania nie będzie dłuższy niż wytłumaczenie podwładnemu jak ma to zrobić- sobie pozostaw jedynie skontrolowanie działań. Pamiętaj, że jeśli pracownik wie już, jak ma coś zrobić, to następnym razem, gdy go o to poprosisz, nie będzie potrzeby ponownego tłumaczenia.
• Precyzja – nie bój się błędów podczas wykonywania zadań. Niestety nie da się ich ominąć, ale można postarać się je zminimalizować. Przemyśl te obszary, w których mogą wystąpić i omów je z pracownikiem. Staraj się jak najszybciej wyłapywać te, które pojawiły się niespodziewanie i udzielaj wsparcia podwładnemu w rozwiązaniu ich.
• Preferencje – przyjrzyj się swoim zadaniom i zastanów się, czy odpowiadają one Twojej obecnej roli i priorytetom. Może warto część z nich przekazać podwładnym, a samemu znaleźć nowe działania, które nie tylko są zgodne z zakresem Twoich kompetencji, a wręcz je rozwiną.
• Kontrola – postaraj się oszacować, co najgorszego może się stać podczas wykonywania Twojego zadania przez kogoś innego. Wymień kilka punktów kontrolnych pozwalających zapobiec tej pesymistycznej wizji. Kontroluj podwładnego przy każdym punkcie, a gdy widzisz, że wszystko idzie w dobrym kierunku stopniowo usamodzielniaj pracownika.

Korzyści z delegowania zadań

Najważniejszą i oczywistą zaletą zlecania pracy pracownikom jest to, że zadanie zostanie wykonane, a my mamy czas na inne obowiązki. Ale to nie wszystkie korzyści jakie niesie ze sobą delegowanie.

• Motywacja pracowników – dzięki większej swobodzie decydowania, realizacji ambitnych i odpowiedzialnych zadań pracownicy czują większą motywację do działania. Pozwalamy wtedy im realizować potrzeby samorealizacji, osiągnięć, niezależności.
• Rozwój managera – kiedy zadania, które już umiesz wykonywać i nie sprawiają Ci trudności zostaną przekazane innym, Ty możesz się skupić na nowych, rozwijających Twoje kompetencje. Może warto przetestować tę metodę, o której niedawno czytałeś tyle dobrego i myślisz, że warto wdrożyć ją do Twojego zespołu?
• Podniesienie kompetencji pracowników – delegując zadania podwładnym wykorzystujemy ich kompetencje, jednocześnie je rozwijając. W razie pilnych sytuacji, podczas których z jakichś powodów jesteś nieobecny, Twoi pracownicy będą w stanie podejmować słuszne merytorycznie decyzje.

Efektywne delegowanie poziome

Wiele osób myśli, że zlecać zadania może tylko przełożony podwładnemu. Jest to tzw. delegowanie pionowe. Ale w obecnych czasach funkcjonuje również delegowanie poziome, czyli zlecanie części zadań równorzędnym współpracownikom. Ale jak to? Jak mam dawać moje zadania komuś, skoro nie jestem jego przełożonym?

Dziś, gdy coraz większe znaczenie ma samodzielna praca zespołu, ważne jest, aby członkowie dzielili się zadaniami. Jednak niektórzy mogą mieć obawy przed delegowaniem zadań kolegom, gdyż uważają, że nie mając nad nimi „władzy” nie mają gwarancji wykonania go. Oto kilka przykładów i wskazówek, które mogą rozwiązać niektóre z nich:

• Zadanie nie zostanie wykonane – pamiętaj, aby zlecając zadanie uzyskać od współpracownika wyraźną zgodę i deklarację wykonania go. Odpowiedzialność nadal spoczywa na Tobie, więc monitoruj postępy.
• Pomyślą, że się wywyższam – warto wspólnie ustalić, czy wszyscy w firmie zgadzają się na delegowanie poziome. Zlecając zadanie sformułuj je jako prośbę i wyjaśnij koledze/koleżance, dlaczego właśnie prosisz jego/ją.
• Zadanie zostanie wykonane, ale źle – przy wyborze osoby, której zlecisz zadanie, uwzględnij kompetencje. Upewnij się także, że zrozumiała cel i zna prawidłowy sposób wykonania go.
• To jednak ja powinienem był wykonać to zadanie – ustal ze swoim przełożonym, które zadania powinieneś wykonywać osobiście, a które możesz spokojnie zlecać innym w zespole.
• Przeciążę inną osobę obowiązkami – zapytaj, czy dana osoba ma czas na wykonanie Twojego zadania. Jeśli nie, poszukaj innej o podobnych kompetencjach lub wykonaj je sam.
• Zadanie nie zostanie wykonane na czas – pamiętaj, by po uzyskaniu zgody na wykonanie zadania, wyznaczyć deadline. Nie zapomnij o monitorowaniu postępów– odpowiedzialność wciąż spoczywa na Tobie.

Delegowanie poziome jest bardzo ważnym procesem w firmie. Managerowie powinni go wspierać i wspomagać pracowników w stosowaniu tego procesu, tworząc zasady współpracy oraz atmosferę wzajemnego zaufania. Firma, w której pracownicy mogą na sobie polegać funkcjonuje bardziej efektywnie.

Delegowanie nie jest prostym zadaniem, zależy od wielu czynników, ale z czasem można nauczyć się efektywnie wykorzystywać ten proces. Istnieje wiele technik wspomagających go, z którymi warto się zapoznać.